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Terminologiemanagement & effektive Terminologiearbeit

Wenn wir von Terminologie sprechen, meinen wir im Wesentlichen den Fachwortschatz eines Unternehmens.

Terminologiearbeit – der Weg zu einem guten Terminologiemanagement in Ihrem Unternehmen

Ein Unternehmen im Maschinenbau oder in der Medizintechnik exportiert Produkte, erstellt eigene Dokumentationen, betreibt Produktmarketing und stellt den Kundensupport sicher. Mit der Zeit zeigt sich, dass es in der Kommunikation immer wieder zu Missverständnissen kommt.

Effizientes Terminologiemanagement im Unternehmen verhindert dieses Problem. Doch was genau umfasst Terminologiemanagement? Von wem und vor allem wo sollte unternehmensspezifische Terminologie dokumentiert werden? Der folgende Artikel zeigt Ihnen, wie Sie ein umfassendes Terminologiemanagement in Ihrem Unternehmen umsetzen und eine reibungslose Kommunikation sicherstellen.

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Terminologie – das Fachvokabular des Unternehmens

Wenn wir von Terminologie sprechen, meinen wir im Wesentlichen den Fachwortschatz eines Unternehmens. Ist dieser Wortschatz weder standardisiert noch wird er von einer zuständigen Person betreut, entsteht häufig Chaos.

  • Der Konstrukteur verwendet die Terminologie, die er während seiner Ausbildung und Tätigkeit gelernt hat.
  • Die Werkstatt hat ihren eigenen Jargon. Viele Begriffe werden nur dort verwendet.
  • Auch die Ersatzteilabteilung muss Teile und Werkzeuge irgendwie benennen; die Begriffe aus der Konstruktion sind nicht immer hilfreich.
  • Der Marketingtext verwendet ansprechende Begriffe, die vor allem Lust auf das Produkt machen und seine Vorteile hervorheben sollen. Fachterminologie ist dabei selbstverständlich ebenfalls ein wichtiger Faktor.
  • Die Autoren der technischen Redaktion benötigen eine Nomenklatur, um die Schreibweise von Begriffen zu prüfen und sie korrekt zu verarbeiten.
  • Die Mitarbeitenden wünschen sich ein Wörterbuch, idealerweise online, das alle Begriffe mit ihren Definitionen in mehreren Sprachen enthält – mit klarer Navigation sowie der Möglichkeit, Einträge zu exportieren und zu drucken. Nachschlagewerke wie Duden, Wikipedia oder Wiktionary enthalten oft nur sehr wenige Informationen zum jeweiligen, teils sehr spezialisierten Fachgebiet.
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Was passiert, wenn Terminologiemanagement vernachlässigt wird?

Ohne ein geeignetes Terminologiemanagement riskieren Unternehmen uneinheitliche Benennungen zwischen Abteilungen, wodurch die Kommunikation unklar wird – besonders kritisch in Bereichen wie Medizinprodukten, in denen Präzision entscheidend ist. In mehrsprachigen Umgebungen wird das Problem komplexer: Bei vielen Sprachen und mehreren Varianten eines Begriffs kann sich die Zahl möglicher Benennungen schnell vervielfachen und zu Verwirrung führen.

Um dem entgegenzuwirken, müssen Unternehmen ihre Kommunikation standardisieren:

  • innerhalb einer Sprache (z. B. Deutsch),
  • über verschiedene Sprachen hinweg (z. B. Englisch),
  • und zwischen Sprachen (z. B. Deutsch ↔ Englisch).

Auch wenn Terminologiemanagement je nach Unternehmen unterschiedlich ist, ist ein strukturierter, konsistenter Ansatz unerlässlich, um eine klare und effektive Kommunikation sicherzustellen.

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Der erste Schritt zu wirksamer Terminologie: eine Bestandsanalyse des aktuellen Terminologiemanagements.

Wenn ein Unternehmen seine Terminologie verbessern möchte, ist der erste Schritt eine Bedarfsanalyse. Dabei werden bestehende Terminologiepraktiken bewertet, Regeln definiert und Zuständigkeiten festgelegt – etwa wer die Arbeit koordiniert, Begriffe freigibt, fremdsprachige Terminologie verwaltet und die Konsistenz über Abteilungen und Sprachen hinweg sicherstellt.

Besonderes Augenmerk sollte auf klar zugewiesene Verantwortlichkeiten und darauf gelegt werden, die Terminologie-Ansprechperson in der Organisation sichtbar zu machen. Wenn die Verwaltung mehrsprachiger Terminologie und die abteilungsübergreifende Koordination schwierig sind, kann externe Unterstützung erforderlich sein – das ist üblich, da viele Unternehmen verwandte Aufgaben wie Übersetzung oder technische Redaktion auslagern.

Ein effektiver Terminologe benötigt in der Regel einen Mix an Kompetenzen, darunter technisches Know-how, sprachliche Expertise, Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit sowie Durchsetzungsvermögen – Eigenschaften, die intern nicht immer verfügbar sind.

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Der Terminologiebeauftragte und der Terminologieleitfaden

Um ein wirksames Terminologiemanagement aufzubauen, sollte ein Unternehmen einen eigenen Terminologiebeauftragten benennen. Eine seiner ersten Aufgaben ist die Erstellung eines Terminologieleitfadens, ähnlich einem Styleguide in der technischen Redaktion.

Dieser Leitfaden legt die Regeln für eine konsistente Terminologieverwendung fest, darunter:

  • Grundlegende Erläuterungen und Definitionen zentraler Begriffe
  • Allgemeine und unternehmensspezifische Rechtschreibkonventionen
  • Standardisierung des Fachwortschatzes (z. B. die Entscheidung zwischen Begriffen wie „Gerät“ oder „Anlage“)
  • Benennungsregeln für Produkte oder Systeme
  • Klare Prozesse zur Erstellung und Definition neuer Begriffe

Insgesamt sorgt der Terminologieleitfaden für Konsistenz und Klarheit in der gesamten Organisation.

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Terminology in the company:
Definitions of processes for terminology

Sobald ein Terminologieleitfaden vorliegt, schafft er eine solide Grundlage – die Terminologiearbeit muss jedoch weiterhin für jede Sprache separat erfolgen, da Regeln (wie die Rechtschreibung) nicht zwischen Sprachen übertragbar sind.

Der nächste Schritt ist die Definition klarer interner Prozesse, zum Beispiel:

  • Wie neue Begriffe entstehen, wenn neue Produkte oder Teile entwickelt werden
  • Wie Abteilungen mit Begriffänderungen aufgrund von Updates, Auslaufen oder Funktionsänderungen umgehen

Um dies wirksam zu steuern, sollten Unternehmen ein eigenes Terminologieteam bzw. eine Terminologieeinheit aufbauen. Diese Gruppe fungiert als zentrale Anlaufstelle und umfasst typischerweise Terminologen, Konstruktion, technische Redaktion, Ersatzteilwesen, Marketing sowie ggf. Übersetzer oder internationale Mitglieder.

Dieses Team ist verantwortlich für:

  • Koordination der Kommunikation über Abteilungen und Sprachen hinweg
  • Entscheidungen zu neuen oder aktualisierten Begriffen
  • Strukturierung und Pflege der Terminologiedatenbank (Definitionen, Attribute, Benennungsformate, Grammatik usw.)
  • Festlegung, wie Nutzer mit dem System arbeiten (Suchfunktionen, externe Tools, gespeicherte Suchen usw.)

Durch regelmäßige Treffen stellt diese Taskforce eine konsistente, aktuelle Terminologie in der gesamten Organisation sicher.

Mehr erfahren

Verwaltung der Terminologiedatenbank – konzept- oder benennungsorientiert?

Es gibt zwei Hauptansätze für Terminologiedatenbanken:

1. Konzeptorientierter Ansatz
Dieser beginnt beim Konzept (dem Objekt oder der Idee). Er umfasst den Begriff sowie zusätzliche Informationen wie Definitionen, Bilder, Fachgebiete, Verwendungshinweise und Äquivalente in anderen Sprachen. Dieser Ansatz ist ideal für technische Bereiche (z. B. Maschinenbau oder Medizintechnik) und unterstützt die mehrsprachige Konsistenz.

2. Benennungsorientierter Ansatz
Dieser beginnt beim Begriff selbst und konzentriert sich darauf, unterschiedliche Bedeutungen (Mehrdeutigkeiten) zu identifizieren. Er ist sprachspezifisch und für mehrsprachige Nutzung nicht geeignet, da Bedeutungen nicht immer zwischen Sprachen übertragbar sind.

So können beispielsweise Wörter wie „Mutter“, „Maus“, „Brille“ oder „Bank“ je nach Kontext mehrere Bedeutungen haben – das verdeutlicht die Grenzen eines benennungsorientierten Ansatzes und die Bedeutung von Klarheit im Terminologiemanagement.

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Kommunikation freigegebener Terminologie im Unternehmen

Nachdem Terminologie freigegeben wurde, muss sie im gesamten Unternehmen konsequent umgesetzt werden. Eine klare interne Kommunikation ist entscheidend – Mitarbeitende müssen wissen, dass es eine Terminologiestelle gibt und wie sie diese erreichen, z. B. über eine Intranetseite mit Ressourcen und Kontaktdaten.

Auch eine Terminologie-Expertengruppe spielt eine Schlüsselrolle: Ihre Mitglieder teilen Updates aus ihren Abteilungen und tragen die standardisierte Terminologie in ihre Teams zurück. Diese Informationen können über Newsletter, Präsentationen oder regelmäßige Meetings verbreitet werden, sodass Mitarbeitende informiert bleiben und die freigegebene Terminologie in der gesamten Organisation aktiv nutzen.

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Tools for companies in the mechanical and plant engineering or medical technology sectors.

Um Terminologie im gesamten Unternehmen zugänglich zu machen, empfiehlt sich ein Intranet-Wörterbuch, in dem Mitarbeitende freigegebene Begriffe schnell nachschlagen und uneinheitliche Formulierungen oder Synonyme vermeiden können.

Wenn das Unternehmen bereits ein CAT-Tool (Übersetzungssoftware) nutzt, lässt sich dieses Wörterbuch häufig integrieren, da die meisten Tools anpassbare Terminologiefunktionen enthalten.

Für fortgeschrittene Setups können Terminologiesysteme mit anderen Tools (z. B. Ersatzteilmanagementsystemen) verbunden werden, sodass sie freigegebene Terminologie automatisch abrufen und aktualisieren. Dafür sind eine geeignete IT-Integration und ein strukturiertes Datenmanagement erforderlich.

Das übergeordnete Ziel ist die Terminologieharmonisierung – eine konsistente, klare Kommunikation in der gesamten Organisation. Ob dies gelingt, hängt von einer starken Kommunikation, der unternehmensweiten Umsetzung (vom Management bis zur operativen Ebene) und gut eingehaltenen Prozessen ab.

Schließlich variiert der Umsetzungsgrad je nach Unternehmensgröße, Bedarf, Budget und verfügbarer Expertise. Wenn interne Ressourcen begrenzt sind, können externe Dienstleister das Terminologiemanagement wirksam unterstützen.

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Kontaktieren Sie uns einfach, und wir vereinbaren einen Beratungstermin, um Ihr Projekt zu besprechen und wie wir Ihnen helfen können, Ihre Vision umzusetzen.

Terminologiemanagement ist der strukturierte Prozess der Definition, Standardisierung und Pflege des Fachwortschatzes eines Unternehmens, um eine klare und konsistente Kommunikation über alle Abteilungen und Sprachen hinweg sicherzustellen.

Es verhindert Missverständnisse, verbessert die Kommunikationseffizienz, stellt Konsistenz über Dokumente und Sprachen hinweg sicher und reduziert Risiken – insbesondere in technischen oder regulierten Branchen.

Ohne strukturiertes Terminologiemanagement können Unternehmen mit uneinheitlichen Benennungen, Verwirrung zwischen Abteilungen, Übersetzungsfehlern und höheren Kosten durch Nacharbeit und Ineffizienzen konfrontiert sein.

In der Regel ist ein dedizierter Terminologiebeauftragter oder ein Team dafür verantwortlich, Regeln zu definieren, Begriffe freizugeben, Terminologiedatenbanken zu verwalten und die Koordination über Abteilungen und Sprachen hinweg sicherzustellen.

Standardisierte Terminologie verbessert die Konsistenz und ermöglicht Übersetzern ein effizienteres Arbeiten, reduziert den Zeitaufwand, vermeidet Doppelarbeit und erlaubt eine bessere Nutzung von Translation-Memory-Systemen.

Unternehmen nutzen häufig Terminologiedatenbanken oder Intranet-Wörterbücher, die sich in Übersetzungstools (CAT-Tools) integrieren lassen, um eine konsistente Terminologie über alle Inhalte und Sprachen hinweg sicherzustellen.

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